Uitdagingen voor de Company Secretary Hoe best practices handhaven en valkuilen ontwijken. 23 mei 2013 AMBOS NBGO Neerveldstraat 109, 1200 Brussel

Transcriptie

1 Uitdagingen voor de Company Secretary Hoe best practices handhaven en valkuilen ontwijken 23 mei 2013 AMBOS NBGO Neerveldstraat 109, 1200 Brussel 1

2 A. Verplichting of niet? Internationaal Landen met wettelijk statuut Verenigd Koninkrijk: Companies Act 2006: Part 12 Company Secretaries» Article 270 Private company not required to have secretary» Article 271 Public company required to have secretary» Article 272 Direction requiring public company to appoint secretary» Article 273 Qualifications of secretaries of public companies» Article 274 Discharge of functions where office vacant or secretary unable to act» Article 275 Duty to keep register of secretaries» Article 276 Duty to notify registrar of changes 2

3 A. Verplichting of niet? Internationaal Landen met wettelijk statuut Verenigd Koninkrijk: Companies Act 2006: Part 12 Company Secretaries» Article 277 Particulars of secretaries to be registered: individuals» Article 278 Particulars of secretaries to be registered: corporate secretaries and firms» Article 279 Particulars of secretaries to be registered: power to make regulations» Article 280 Acts done by person in dual capacity 3

4 A. Verplichting of niet? Internationaal Landen met wettelijk statuut Verenigd Koninkrijk: Combined Code on Corporate Governance 2008» Article A.5.: Information and professional development - Supporting principles» Article A

5 A. Verplichting of niet? Internationaal Landen met wettelijk statuut Australië: Corporate Governance Principles and Recommendations (augustus 2007)» Recommendation 2.5. Marked-Up Amendments (30 juni 2010)» Recommendation

6 A. Verplichting of niet? Landen zonder wettelijke regeling, maar met soft law: Continentaal Europa:» België» Nederland» Frankrijk» Duitsland Azië:» Japan» China» Maleisië» Thailand 6

7 A. Verplichting of niet? België Code 2009: enkel beursgenoteerde vennootschappen Inhoud: Principe 2. De vennootschap heeft een doeltreffende en efficiënte raad van bestuur die beslissingen neemt in het vennootschapsbelang Artikel 2.9.: De raad van bestuur stelt een secretaris van de vennootschap aan die de raad advies geeft inzake alle bestuursaangelegenheden. Indien nodig wordt de secretaris van de vennootschap bijgestaan door de bedrijfsjurist. Bestuurders hebben individueel toegang tot de secretaris van de vennootschap. 7

8 A. Verplichting of niet? België Inhoud: Richtlijn: De rol van de secretaris van de vennootschap houdt in dat hij, onder leiding van de voorzitter, zorgt voor een goede doorstroming van informatie binnen de raad van bestuur en zijn comités en tussen het uitvoerend management en de niet-uitvoerende bestuurders, de initiële vorming vergemakkelijkt en, waar nodig, helpt bij de professionele ontwikkeling. De secretaris van de vennootschap brengt regelmatig verslag uit aan de raad van bestuur, onder leiding van de voorzitter, over de wijze waarop de procedures, regels en reglementen van de raad worden uitgevoerd en nageleefd. Het intern reglement van de raad van bestuur beschrijft de functie en de taken van de secretaris van de vennootschap. Geen vergelijkbare bepaling in Code Buysse 8

9 A. Verplichting of niet? Nederland Nederlandse Corporate Governance Code - Principe III.4. : De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de vennootschap. - Principe III.4.3. : De raad van commissarissen wordt ondersteund door de secretaris van de vennootschap. De secretaris ziet er op toe dat juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en statutaire verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter en de raad van commissarissen in de daadwerkelijke organisatie van de raad van commissarissen (informatie, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma, etc.). De secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de raad van commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen. 9

10 A. Verplichting of niet? Nederland Nederlandse Corporate Governance Code - Verklaring van en toelichting op enkele begrippen die in de code zijn gebruikt (III.4.3.): De werkzaamheden van de secretaris van de vennootschap hoeven zich niet te beperken tot ondersteuning van de raad van commissarissen. Hij kan eveneens werkzaamheden verrichten voor het bestuur. De secretaris hoeft niet noodzakelijkerwijs een medewerker van de vennootschap te zijn. De werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld ook worden uitgevoerd door een daartoe aangestelde advocaat. 10

11 A. Verplichting of niet? Frankrijk Corporate Governance Code of Listed Corporations (april 2010): geen specifieke bepalingen Recommendations on corporate governance (januari 2011): geen specifieke bepalingen Duitsland German Corporate Governance Code (15 mei 2012): geen specifieke bepalingen Japan Principles of Corporate Governance for Listed Companies (december 2009): geen specifieke bepalingen 11

12 A. Verplichting of niet? China Provisional Code of Corporate Governance for Securities Companies (15 januari 2004)» Artikel 38: Securities companies shall have a secretary to the board of directors or special agencies that shall be responsible for the preparation of the meetings of the shareholders, board of directors and special committees, taking meeting minutes, storing the meeting documents, information disclosure and other routine matters, and shall be responsible for filing the documents of the meetings of the shareholders, board of directors and supervisory committee with the dispatched offices of the CSRC. 12

13 A. Verplichting of niet? China Code of Corporate Governance for Listed Companies in China (7 januari 2001)» Artikel 23: The management, financial officers, sales officers and secretary of the board of directors of the listed company shall not take posts other than as a director in a controlling shareholder's entities.» Artikel 47: The secretary of the board of directors shall carefully organize the minutes and the records of discussed matters.» Artikel 90: The secretary of the board of directors shall be in charge of information disclosure, including formulating rules for information disclosure, receiving visits, providing consultation, contacting shareholders and providing publicly disclosed information about the company to investors. The board of directors and the management shall actively support the secretary's work. No institutions or individuals shall interfere with the secretary's work. 13

14 A. Verplichting of niet? Maleisië Malaysian Code on Corporate Governance 2012» Recommendation 1.6.: The board should ensure it is supported by a suitably qualified and competent company secretary.» Commentary: The board regularly consults the company secretary on procedural and regulatory requirements. The company secretary also plays an important role in supporting the board by ensuring adherence to board policies and procedures. Therefore, the board should appoint a suitably qualified and competent company secretary who can support the board in carrying out its roles and responsibilities. 14

15 A. Verplichting of niet? Thailand The Principles of Good Corporate Governance for Listed Companies (2006)» Recommended Best Practices 1.8.: The function of the company secretary should be in place to serve the board of directors in areas of providing legal advice, taking care of the board s activities, and monitoring compliance to the board s resolutions.» Recommended Best Practices 4.7.: The board should have access to additional information, under a prearranged condition, via the managing director, the company secretary or the executive designated as a contact person. 15

16 A. Verplichting of niet? Thailand The Principles of Good Corporate Governance for Listed Companies (2006)» Recommended Best Practices 7.1.: The board should encourage and facilitate training for all internal parties related to corporate governance such as directors, members of the audit committee, executives, company secretary, etc. Training will enable them to continuously improve their performances. It can be either internal or external training. 16

17 A. Verplichting of niet? Conclusie Geen uniformiteit internationaal Geen uniformiteit nationaal De titel Company Secretary dekt van geval tot geval een verschillende lading: Belang voor de betrokkene zelf Belang voor de buitenwereld (collega s, stakeholders, buitenwereld) 17

18 A. Verplichting of niet? Conclusie Inhoud van de functie: elke vennootschap bepaalt dit zelf Doel voordracht: inzicht geven in breed pallet van mogelijkheden 18

19 B. Wijzigingen in functie Van opstellen notulen tot rechterhand voorzitter RvB Gebruik nieuwe technologie Gegevensverwerking en bestanden gebeurt electronisch» Sneller» Beter toegankelijk voor gebruikers (management en collega s)» Verhoogt overeenstemming met andere interne databestanden (boekhouding tax HR etc.) Verbetering in sturen/opvolgen van processen» Automatische herinnering deadlines» Voorbereiding en beschikbaarheid repetitieve gegevens» Interne verificaties inzake consistency gegevens Nieuwste trend: mobiliteit» Overal toegang» Groeiende vraag naar mogelijkheid van verwerking 19

20 B. Wijzigingen in functie Van opstellen notulen tot rechterhand voorzitter RvB Groeiende complexiteit van business Verhoogde reglementering (allerlei materies) Grotere transparantie Door media en aandeelhouders meer ter verantwoording geroepen Vb.» Gebruik off-shore» Voetafdruk (milieubewust ogen)» Wapenleveranties» Voedingsketting (vlees, etc.) 20

21 C. De 4 blokken = opdrachten Bewijs van multi-tasking 21

22 C. De 4 blokken = opdrachten Klassieke opdracht Vennootschapsverplichting AV RVB Neerleggen jaarrekening Bijhouden jaarlijkse rapportering Kruispuntbank Toezichthoudende Overheid Aandelenregister Herstructurering M&A- IPO Groepsstructuur Binnenland+buitenland Dochtervennootschap Bijhuis Joint ventures Aandeelhoudersovereen komsten Venture Capital, startups Sturen van corporate governance Regels Goed bestuur (Corporate Governance) Advies voorzitter RvB Comités: functionering en notulering, functioneren RvB Samenstelling RvB (man/vrouw/leeftijd) Management Comité Company Secretary Toepassing vergoedingssysteem: remuneratieverslag Nieuwe opdracht Overname/Beursgang /Beursexit Bescherming voorzien? Negotiaties : overname/ beursgang of exit Aanleveren due diligence documenten/info in het midden van de storm Vennootschapsstatuut of structuur statutenwijziging Reorganisatie: fusie, splitsing, overdracht bedrijfstak Risk management Samen met risico manager Intern controlesysteem Risico lijst met prioriteiten Regelmatige aanpassing en bespreking Opvolgen actieplan en beslissingen RvB Compliance Check op systeem Co-manager Watchdog 22

23 Blok 1. Klassieke opdracht Algemene vergadering: taken Voornamelijk voorbereiding AV Bijstand bij samenstellen bureau Anticiperen op mogelijke problemen Notulen 23

24 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten: Agenda Inhoud» te behandelen onderwerpen (cfr. sanctie art. 64 W. Venn.)» voldoende nauwkeurig en duidelijk: o voorstellen van besluiten? (cfr. genoteerde vennootschappen) o Varia» objectief en neutraal (niet beledigend voor derden)» nauwkeurige redactie met voorstellen van besluiten doet geen afbreuk aan normaal amenderingsrecht van elke algemene vergadering voor zover wijziging in het verlengde ligt 24

25 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Agenda Belang:» meer dan puur formalisme!» basisinformatie voor aandeelhouder (al dan niet deelnemen)» bepaalt bevoegdheid algemene vergadering (cfr. art. 64 W. Venn.)» invloed op vraagrecht (aard van de vragen) 25

26 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Mee te delen documenten andere documenten dan wettelijk voorgeschreven?» kan zinvol zijn om een goede voorbereiding van de besluitvorming mogelijk te maken» stukken die achtergrond informatie verschaffen bij de te nemen besluiten» raadzaam relevantie van een bepaald document voor een bepaalde beslissing aan te duiden 26

27 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Samenstelling van het bureau Niet zelf deel uitmaken van bureau Stemopnemers contacteren Voorbereiden aanwezigheidslijst 27

28 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Quorum en meerderheid Statutaire bepalingen» Strengere bepalingen» Beperking aantal stemmen per aandeelhouder Wettelijke beperkingen» Winstbewijzen (tenzij statutair)» Aandelen zonder stemrecht» Geschorste aandelen Aandeelhoudersovereenkomsten» Geldigheid stemovereenkomst 28

29 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Stemmen bij volmacht Voorwaarden» Statutaire uitsluiting niet mogelijk, reglementering wel» Volmacht voor één of meerdere vergaderingen mogelijk, evenals voor een bepaalde periode» NIET van onbepaalde duur» Onherroepelijke volmacht en blanco volmacht mogelijk Volmachthouder zelfde rechten als volmachtgever» Woord voeren» Stemmen (steminstructies mogelijk, maar niet vereist)» Vragen stellen (NIET schriftelijke vragen) 29

30 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Stemmen per brief Uitdrukkelijk statutair te voorzien en uit te werken Op basis van formulieren met aantal verplichte vermeldingen (o.m. identiteit aandeelhouder):» bewijsproblemen mogelijk (echtheid handtekening)» blanco stemmen per brief zijn nietig bij betwisting over geldigheid brief» beslissing algemene vergadering hierover vereist» bureau kan verifiëren maar niet definitief beslissen 30

31 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Elektronische algemene vergadering vanaf 01 januari 2012 = elektronische pendant stemming per brief eveneens statutair te voorzien en uit te werken, mits naleving van een aantal wettelijke voorwaarden:» vereiste rechtstreeks, gelijktijdig en onderbroken kunnen deelnemen» wijze van identificatie moet in statuten worden opgenomen (bv. elektronische handtekening, paswoord) in de praktijk technisch en juridisch moeilijk te organiseren 31

32 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Schriftelijke besluitvorming traditioneel beeld van de algemene vergadering als effectief beraadslagend college vaak voorkomende realiteit van de loutere consensus vergadering waar geen of een beperkte beraadslaging aan de besluitvorming voorafgaat (bv. bij een dochtervennootschap of bij een familiale vennootschap) dubbele unanimiteitsvereiste:» over toepassing schriftelijke besluitvorming» eigenlijke beslissingen NIET wanneer authentieke vorm vereist is formele voorafgaande bijeenroeping AV niet nodig 32

33 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Schriftelijke besluitvorming Informatieverplichting:» bestuurders en commissarissen informeren over genomen besluiten» evenals obligatiehouders, houders van warrants en andere certificaten (wordt vaak over het hoofd gezien) Vaak discussie over wijze van totstandkoming:» één document door iedereen ondertekend of een geheel van documenten waarop elke aandeelhouder afzonderlijk heeft getekend» inhoud moet het halen over de vorm Belangrijke (soms vergeten consequentie) van deze procedure is dat beslissingen kunnen genomen worden zonder medewerking, zelfs kennis, van de bestuurders!» = een uitdaging vanuit governance perspectief 33

34 Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten Notulen (dwingende) verplichting tot het opstellen van notulen» andersluidende statutaire bepaling of beslissing van de AV is voor vernietiging vatbaar» dit betekent niet dat ook de (andere) besluiten van de AV waarvoor geen notulen werden gemaakt aangetast zijn door een nietigheidsgrond» wezenlijk te beoordelen in licht van essentiële bewijsfunctie van notulen in principe onderhands, behalve bij statutenwijziging in notariële vorm» quid notulen opgesteld door notaris hoewel niet vereist (geen statutenwijziging)? 34

35 Blok 2. Sturen Corporate Governance Functioneren van Raad van Bestuur: Organisatie vergaderingen» data/plaats/telefoonconferentie» aanwezigheden/volmachten Documenten:» electronisch of hard copy» presentatie (lengte en duidelijkheid) Assisteren voorzitter RvB bij opstellen agenda Advies aan voorzitter RvB over verloop vergadering 35

36 Blok 2. Sturen Corporate Governance Advies over rol en positie RvB Beslissing of advies voor Algemene Vergadering? Onafhankelijkheid ten aanzien van aandeelhouders: van belang voor de vennootschap (uiteenlopende visies) Verhouding RvB (toezicht, strategie) en management: wie beslist wat? Ken uw plaats! Belangenconflict en rapportering 36

37 Blok 2. Sturen Corporate Governance Advies aan voorzitter RvB Agenda (bepaalt bevoegdheid van vergadering) Verloop vergadering (volgorde punten schorsing vergadering uitstel vergadering met 3 weken) Waarschuwing voor ernstige problemen die kunnen/zullen voorkomen» Hetzij binnen de Raad» Hetzij van buiten (aandeelhouders, managers, media) Nieuwe wetgeving of reglementering betreffende RvB/AV/bestuurder 37

38 Blok 2. Sturen Corporate Governance Respecteren regels Code Corporate Governance Verdeling taken tussen Raad en Comité s Samenstelling Comité s (onafhankelijke bestuurders) Vereiste rapporten en inhoud ervan (remuneratie, corporate governance, social responsability, etc.) 38

39 Blok 2. Sturen Corporate Governance Coach managers Karakters van de bestuurders Inhoud en vorm van hun presentaties Voorbereiding op vragen die zullen opkomen 39

40 Blok 2. Sturen Corporate Governance Self-evaluation of the Board Company Secretary dikwijls best geïnformeerd Helpen proces organiseren» Bestaande (commerciële) evaluatieprogramma s o op basis van reeks vragen o Puntenclassering van collega-bestuurder o Matematisch resultaat» Individueel geschreven bedenkingen/commentaren» Individueel onderhoud met voorzitter Mag geen check-the-box oefening worden of verliest zijn doel Resultaat: suggesties voor bijsturing/aanpassing 40

41 Blok 3. Herstructurering M&A - IPO Dataroom voorbereiden Uitschrijven prospectussen Coördinatie van aanlevering info Nagaan of juiste info verstrekt werd Nagaan of info niet tegengesproken wordt door reeds bestaande pv s, documenten. 41

42 Blok 4. Nieuwe opdracht Risk Management Risk identification Feedback Risk quantification qualification Decisions Actions Risk monitoring 42

43 Blok 4. Nieuwe opdracht Risico aard Risico omschrijving Niveau Proba biliteit Im pact actie Niveau aandacht Commercieel Niet bereiken van min sales targets opvolging cijfers wekelijks -motiveren sales -bijkomende training oranje Commercieel Personeel/HR Kwaliteit product Hoofdleverancier in moeilijkheden Risico onderbreking levering en productie Uitbreiden logistiek Personeel voor laden en lossen mogelijke staking Niet conformiteit met specificiteit. Onderzoek lopende, tussenkomst Ministerie voorraad verhogen - Alternatieve leveringsmogelijkheden onderbreking levering tijdelijk -inschakelen leveringen uit andere verdeelpunten -opzetten van stock beheer vanuit nieuwe locatie bijkomende tests -gedetailleerde toelichting voor ministerie -perscontacten voorbereiden voor slecht nieuws situatie Rood Oranje Strategisch Niet in staat om change blijvende aandacht voor groen Geel 43

44 Blok 4. Nieuwe opdracht Almost certain P R O B A B I L I T Y Likely Possible Unlikely Rare Insignificant Minor Moderate Major Catastrophic IMPACT 44

45 Blok 4. Nieuwe opdracht Risk Management Company secretary? Samen met risk manager Intern controlesysteem Risico lijst met prioriteiten bepalen Regelmatig aanpassen en bespreken Opvolgen actieplan en beslissingen RvB 45

46 Blok 4. Nieuwe opdracht Compliance Zijn rol» verzekeren dat de entiteit in regel is met normen, wetten en reglementen waaraan ze onderworpen is.» De opvolging verzekeren van regels die voortvloeien uit de risk politiek en nagaan dat limitieten niet overschreden worden. Het gaat erom te verzekeren dat de processen een adekwate controle toestaan. 46

47 Blok 4. Nieuwe opdracht Compliance Co-managing:» Bescherming tegen insider information and trading o bescherming van insider information (verdachte periodes, triggering events, enz) o beperken van insider information: aandacht op trekken zelfs tijdens normale discussies» Geanticipeerd contact met het juridisch departement als er een vraag of onzekerheid bestaat ivm het toepassingsgebied of de toepassing van insider info and trading» Omkoperij en ongepaste voordelen (US policy bereikt ook Europese dochters en belangrijkse leveranciers)» Code of conduct voor werknemers in het algemeen (vb klokkeluider)» antitrust compliance policy: bescherming tegen en bepalen van verboden gedrag voor sales managers en monitoring van bestuurders 47 wanneer deze handelen met concurrenten.

48 Blok 4. Nieuwe opdracht Compliance Watchdog» Data privacy» Compliance met industry reglementering en codes (vb reclame, bouw, banken, )» Beschermt de belangen van de vennootschap tegen oneerlijke handelspraktijken (vb vennootschapsnaam, adres, logo)» Belangenconflicten o informatieprocedure o vermijden 48

49 Blok 4. Nieuwe opdracht Compliance Compliance Company secretary?» Samen met compliance officer of cumul van beide functies» Extern controlesysteem» Compliance policy o Samenvatting o Goedkeuring RvB» Regelmatig aanpassen en bespreken» Opvolgen actieplan en beslissingen RvB 49

50 D. Vaardigheden/Profiel/Houding Communicatie Tussen bestuurders naar aandeelhouders toegankelijk, duidelijk, geloofwaardig Discretie Veel informatie is persoonlijk of in vertrouwen meegedeeld Diplomatiek gevoeligheden kennen en weten aan te pakken 50

51 D. Vaardigheden/Profiel/Houding Onafhankelijk Groot potentieel voor conflictsituaties» Vereist goed beoordelingsvermogen» Inventiviteit om blokkering te kunnen doorbreken 51

52 D. Vaardigheden/Profiel/Houding Houding Pro-actieve instelling» Anticiperen is cruciale opdracht» Laat ook toe conflicten niet in openbaar te brengen Durven standpunt innemen» Ingaan tegen opinie bestuurders» Richting geven aan voorzitter over aanpak Maar, behoud onderscheid tussen adviseren en beslissen 52

53 D. Vaardigheden/Profiel/Houding Houding Crisis bestendig» Bewustzijn van 3 uitgangspunten bij (juridische) crisis: o Organisatie zal altijd zoeken naar een individuele, persoonlijke fout of schuldige o De RvB maakt geen fouten, management wel o Juridische dienst (General Counsel) moest het hebben geweten/meegedeeld/juist ingeschat» En toch: oplossing vinden tegen deze achtergrond 53

54 D. Vaardigheden/Profiel/Houding Houding Loyaliteit en goede trouw» Betrouwbare coach van o Voorzitter RvB o Management o vennootschap 54