Functiebeschrijving: ICT-manager

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: ICT-manager Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Naam functiehouder: Datum + Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De cel ICT staat in voor de ICT-dienstverlening. De ICT-diensten omvatten: Algemene ICT-diensten zoals het aanbieden van netwerkconnectiviteit, opslagruimte, maildiensten, printdiensten, mailarchivering, antivirus en antispam diensten; bedrijfsspecifieke diensten zoals het aanbieden van het intranet of de website en bedrijfsapplicaties (voorbeelden anno 2013: Patrimoniumdatabank, Contract Beheer Module, Wagenparkbeheer, AXI, RIS-applicaties, tijdsregistratie, de ICT-omgeving voor GIS ) en onderliggende (voor de gebruiker onzichtbare) diensten zoals DNS, proxy en AD. Zij zullen voortdurend aangepast worden aan de behoeften van de organisatie. De cel ICT kreeg de opdracht ervoor te zorgen dat: 1. de bestaande ICT-omgeving en ICT-dienstverlening gepast en onder controle is, 2. bestaande bedrijfsprocessen en activiteiten gepast ondersteund worden door ICTdiensten, 3. de ICT-dienstverlening een maximaal strategische waarde heeft en 4. de ICT-dienstverlening gericht op de hele organisatie en op de toekomst. In meer detail: 1. Ervoor zorgen dat de bestaande ICT-omgeving en ICT-dienstverlening gepast en onder controle is (consistent, betrouwbaar, efficiënt, effectief en klantvriendelijk is) en dat de onderhoudskosten actief beheerd worden. Dit deel van de ICT-dienstverlening wordt ook operationele ICT genoemd. Het wordt uitgevoerd door de operationele teams (helpdesk team en expert team), onder leiding van de teamleider Operationele ICT. Een deel van deze dienstverlening kan uitbesteed worden. In dat geval is het de taak van de interne medewerkers van operationele ICT om hun dienstverlening af te stemmen op deze van de outsourcers, en met hen samen te werken. Operationele ICT gebruikt een aantal IT Service Management processen voor de uitvoering van haar taken. Deze zijn (in de officiële benaming van het ITIL-raamwerk, dat de cel ICT gebruikt): Event Management (omgaan met gebeurtenissen gemeld in consoles en via monitoring systemen), Incident Management, Problem Management, Request Fulfilment (verzoeken om dienstverlening, inclusief standaard wijzigingen uitvoeren) en Access Management (toegangsrechten zetten, conform de regels van veiligheidsbeheer). Deze processen starten meestal vanuit de helpdesk. Daarnaast zal operationele ICT ook een aantal operaties uitvoeren (de operationele ICTomgeving bewaken via consoles en monitoring, automatische taken inplannen, back-ups en restores uitvoeren, ). Bepaalde operaties vragen expert kennis, andere kunnen uitgevoerd worden door helpdeskmedewerkers ICT. 2

3 Tenslotte staat operationele ICT in voor de administratie en het onderhoud van het bestaande netwerk, de bestaande gegevensopslag, server-infrastructuur, applicatieplatformen, systeemsoftware en bedrijfsapplicaties. Taken in deze categorie die wijzigingen in de ICT-omgeving met zich meebrengen, zullen evenwel conform de regels van wijzigingsbeheer (zie verder) moeten gebeuren. 2. Ervoor zorgen dat de bestaande bedrijfsprocessen en activiteiten gepast ondersteund worden. Dit doet zij door een grondige kennis van de huidige werking en de huidige ICTbehoeften van de business op te bouwen, en hier gepast op te reageren met nieuwe ICTdiensten en -systemen en aanpassingen aan bestaande ICT-diensten en systemen. Grondige kennis van de werking en de behoeften van de business wordt vooral verworven door de relatiebeheerders. Ook het klantenforum (adviesorgaan waarin vertegenwoordigers van de business zetelen) speelt hierin een belangrijke rol. Het gepast reageren op gedetecteerde behoeften omvat het correct opvolgen van al deze behoeften, in de vorm van wijzigingsverzoeken of van onderwerpen te behandelen in het klantenforum, het uitvoeren van voorstudies opdat de behoefte vertaald kan worden in business vereisten, een passende oplossing, en een volledige business case, en het formuleren van advies (door vb. het klantenforum) aan de delegatiehouders die kunnen beslissen over ICT-uitgaven. Dit deel van de dienstverlening wordt verzorgd door relatiebeheerders, de wijzigingsbeheerder, de verschillende ontwerpers (zoals de hoofdarchitect ICT, de experten en eventuele externen) en het klantenforum. Betrokken IT Service Management processen zijn Business Relationship Management, Service Portfolio Management, de Service Design processen en de meeste Service Transition processen (waarvan wijzigingsbeheer het belangrijkste is). Ook het uitvoeren van ICT-projecten waarin o.a. ICT-systemen gewijzigd, ingeregeld, gebouwd en uitgerold zullen worden, hoort bij deze tak van de dienstverlening. Hierin zijn de projectverantwoordelijken ICT en alle uitvoerders (mogelijk inclusief de experten, of zelfs de helpdeskmedewerkers) betrokken. Betrokken IT Service Management processen zijn vooral de Service Transition processen, maar ook Project management is hier belangrijk. 3. Streven naar een maximaal strategische waarde voor de ICT-dienstverlening: ervoor zorgen dat vernieuwingen, aanpassingen en uitbreidingen maximaal rekening houden met de toekomstplannen en de strategische en operationele beleidsdoelstellingen van W&Z. Dit vereist een goede kennis van de business strategie, inzicht in de mogelijkheden van ICT, voor innovatieve doeleinden en het verder verhogen van strategische alignment, en de uitvoering van projecten met strategische waarde. Dit deel van de dienstverlening is voornamelijk het domein van de CIO, de ICT-manager en de hoofdarchitect ICT. 4. Ervoor zorgen dat de ICT-dienstverlening is uitgebouwd, gericht op de hele organisatie en op de toekomst: De ICT-omgeving centraliseren, streven naar een uniforme ICTomgeving voor alle soortgelijke bedrijvigheid, inzetten op centrale, herbruikbare elementen en organisatiebrede ICT-initiatieven, streven naar een geïntegreerd geheel 3

4 Dit deel van de dienstverlening is voornamelijk het domein van de Hoofdarchitect ICT. Deze zorgt ervoor dat de totale ICT-architectuur beschreven is en dat er afspraken gemaakt zijn over toekomstige architectuur (in de vorm van architectuurprincipes en referentiearchitecturen die een goed antwoord geven aan bovenstaande opdracht). Hij/zij bewaakt de totaalarchitectuur doorheen alle wijzigingen heen, door ontwerpen voor wijzigingen aan de architectuur op te leveren of ontwerpen geleverd door anderen te toetsen aan de gemaakte afspraken. Betrokken IT Service Management processen zijn de meeste Service Design processen. De hoofdarchitect ICT heeft vanzelfsprekend ook te maken met wijzigingsbeheer en project management Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden De integratie in het ICT-beleid van de VO. De netwerkstrategieën bij Bestuurszaken (e-ib) en AWV (EMT) Organogrammen 1.4. kwantitatieve gegevens 4

5 Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): euro (2013) + specifieke projectbudgetten voor ICT. Bedrag varieert jaarlijks. Bijkomende kwantitatieve gegevens: ICT-dienstverlening voor ongeveer 870 personeelsleden 2. Doel Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers binnen de cel ICT teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte ICT-ondersteuning te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van Waterwegen en Zeekanaal NV. 3. Resultaatgebieden 3.1. OPMAAK VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de cel. Het ondernemingsplan vertalen naar doelstellingen voor het jaarplan ICT en zo nodig voor de ICT-strategie Opstellen van het jaarplan van de dienst, inclusief de acties die niet vanuit het ondernemingsplan vereist zijn. Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers 3.2. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst operationele ICT, door overleg met de teamleider operationele ICT. Opvolgen van het geheel aan wijzigingen aan de ICT, via overleg met de wijzigingsbeheerder. Opvolgen van projecten via overleg met projectverantwoordelijken. Organiseren van teamoverleg Oordelen over prioriteiten, taakverdelingen en tijdslimieten (geëscaleerd door de teamleider operationele ICT, de wijzigingsbeheerder of de projectverantwoordelijken) 3.3. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. 5

6 Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 3.4. KWALITEITSBORGING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. IKZ-procedures onderhouden en aansturen van medewerkers voor het onderhouden van IKZ-procedures van processen waarvoor ze proceseigenaar zijn Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties 3.5. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. ICT-strategie bepalen en opvolgen Veiligheidsbeleid handhaven Programmamanagement voor ICT- toepassingen Onderzoeken van nieuwe systemen en technologieën en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent (samen met medewerkers (zoals de hoofdarchitect ICT) en de CIO) 3.6. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Ramingen opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen Beheren van de beschikbare budgetten 3.7. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst 6

7 Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de cel in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Rapportering aan de Raad van Bestuur 3.8. INHOUDELIJKE BIJDRAGE Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen (zoals parlementaire vragen) Leveren van adviezen aan projecten die de interne werking van de cel ICT veranderen 7

8 DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 8

9 Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 3 Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) 9

10 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt 4.7. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren. - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers 4.8. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau 3 Legt acties en werkwijzen vast in procedures - Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om de doelen te bereiken - Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden - Voorziet in systemen voor of momenten van afstemming van taken tussen de verschillende betrokken partijen - Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak of verwachtingen van andere betrokken partijen 10

11 4.9. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 2 Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. - Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie - Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ) - Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen - Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 2 Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers - Heeft oog voor voortgang van groei in gedrag - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die gerealiseerd moeten worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis In het bezit zijn van rijbewijs B Goed begrip van de onderdelen van een typische ICT-omgeving (totale businesscontext, informatiecontext en ICT-context) Zicht hebben op het innoverend potentieel van ICT-technologie Goede algemene kennis van alle ITIL processen Ervaring in het organiseren van ICT-dienstverlening Kennis van projectmanagement Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Goed algemeen begrip van de totale ICT-omgeving van W&Z 11

12 Goed algemeen begrip van de bedrijvigheid van W&Z Goede kennis en algemeen begrip van het overeengekomen ICT-beleid: o Het geheel (voor samenhang) o De delen die betrekking hebben op wijzigingsbeheer Goede kennis en begrip van de overeengekomen ICT-strategie o Het geheel (voor samenhang) o De delen die betrekking hebben op wijzigingsbeheerkennis van de regelgeving Kennis van de wet op de overheidsopdrachten 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 12