nummer 35 van 2013 Besluit van gedeputeerde staten van Drenthe van 3 september 2013, kenmerk 4.3/ , afdeling Management Ondersteuning

Transcriptie

1 nummer 35 van 2013 Wijziging Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies, Handreiking gedragscode provinciale ambtenaren en Regeling procedures en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand Besluit van gedeputeerde staten van Drenthe van 3 september 2013, kenmerk 4.3/ , afdeling Management Ondersteuning

2 1 Nummer 35 van 2013 Besluit van gedeputeerde staten van Drenthe van 3 september 2013, kenmerk 4.3/ , afdeling Management Ondersteuning, tot wijziging van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies, de Handreiking gedragscode provinciale ambtenaren en de Regeling procedures en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand Gedeputeerde staten van Drenthe; BESLUITEN: A. IN VERBAND MET DE ELEKTRONISCHE VERZENDING VAN BERICHTEN INZAKE DE RECHTSPOSITIE VAN DE AMBTENAAR DE COLLECTIEVE ARBEIDSVOORWAARDEN- REGELING ALS VOLGT TE WIJZIGEN. In de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies wordt na artikel A.6 een nieuw artikel ingevoegd, luidende: Artikel A.7 Elektronische berichtgeving 1. Berichten inzake het maandelijks in geld vastgestelde loon en de jaaropgave aan de ambtenaar behoeven uitsluitend elektronisch te worden verzonden. 2. Gedeputeerde staten kunnen andere berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar dan die bedoeld in het eerste lid, aanwijzen die uitsluitend elektronisch behoeven te worden verzonden nadat hierover overeenkomstig hoofdstuk I overleg met de vakorganisaties van overheidspersoneel heeft plaatsgevonden. 3. De in het eerste en tweede lid bedoelde berichten worden niet uitsluitend elektronisch verzonden: a. indien de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van een elektronisch bericht; b. bij ontslag of overlijden van de ambtenaar; c. op verzoek van de ambtenaar in het geval deze een zwaarwegend belang heeft bij incidentele verzending op een andere wijze. TOELICHTING Artikel 125, tweede lid, juncto eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet bepaalt dat het bevoegd gezag van provincies voorschriften vaststelt betreffende de gevallen waarin berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden en betreffende de voorwaarden die daarbij in acht worden genomen. Dit besluit strekt hiertoe. De bepaling in de Ambtenarenwet wijkt af van de Algemene wet bestuursrecht dat bepaalt dat een bestuursorgaan een bericht slechts elektronisch kan verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Elektronische berichtgeving kan via of bijvoorbeeld

3 2 door plaatsing op intranet. Het bericht zal kunnen inhouden dat de loonstrook/jaaropgave via het personeelsinformatiesysteem beschikbaar is. De bevoegdheid tot uitsluitend elektronische verzending richt zich op de maandelijkse loonstrook en de jaaropgave. In de praktijk worden die in (bijna alle) provincies al aan vrijwel niemand meer per post verzonden. In het nieuwe artikel A.7 van de CAP wordt hieraan nu een rechtspositionele grondslag gegeven. Van belang is dat in het derde lid van artikel A.7 nu eenduidig wordt geregeld in welke gevallen elektronische verzending achterwege blijft. De in onderdeel a opgenomen uitzondering ziet op de situatie waarin de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van de inhoud van het bericht. Dit kan zich voordoen omdat de ambtenaar op zijn werkplek geen toegang heeft tot de digitale loonstrook en geen persoonlijk adres heeft op zijn werk. In een dergelijk geval zal de ambtenaar de loonstrook op papier krijgen. Dit is ook het geval indien een ambtenaar wordt ontslagen of komt te overlijden (onderdeel b). Bij onderdeel c moet gedacht worden aan situaties waarin de betrokkene er een zwaarwegend belang bij heeft dat een loonstrook of jaaropgave incidenteel op papier wordt verstrekt. Daarvan kan sprake zijn indien door een instantie of in een procedure dit wordt gevraagd. Uiteraard zijn er meer individuele rechtspositionele berichten die zich lenen voor (uitsluitend) elektronische verzending aan de ambtenaar. Daaraan bestaat tussen provincies verschillende behoefte. Provincies zijn in verschillende fasen wat betreft de ontwikkeling van EHRM. Het tweede lid van het nieuwe artikel A.7 biedt provincies de mogelijkheid om - naar gelang de behoefte en op het moment dat zij dat willen - een beslissing te nemen over de aanwijzing van andere rechtspositionele berichten die uitsluitend elektronisch aan de ambtenaar behoeven te worden gestuurd. Daarover zullen dan afspraken moeten worden gemaakt met de vakorganisaties van overheidspersoneel in het Georganiseerd Overleg. Andere documenten die voor (uitsluitend) elektronische verzending in aanmerking kunnen komen zijn bijvoorbeeld genomen besluiten als gevolg van individuele keuzes in arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoedingen, wijzigingen in arbeidsduur en het ruilen van arbeidsvoorwaarden via de IKAP (en straks het Individueel Keuzebudget). Een aantal documenten zullen echter in alle gevallen op papier aan de ambtenaar gestuurd blijven worden. Daarbij moet gedacht worden aan besluiten over aanstelling, beëindiging van het dienstverband, disciplinaire straffen en ordemaatregelen zoals schorsing en buitendienststelling. Elektronische berichtgeving kan via of bijvoorbeeld door plaatsing op intranet. Het elektronisch bericht zal kunnen inhouden dat de loonstrook/jaaropgave via het personeelsinformatiesysteem beschikbaar is. Elektronische verzending van rechtspositionele berichten is aan te merken als een geautomatiseerde verwerking in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarvoor gelden de bestaande beveiligingsmaatregelen in provincies die in overleg met de ondernemingsraad zijn getroffen. Het gaat hier om bijvoorbeeld juiste en nauwkeurige verwerking van persoonsgegevens en maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking.

4 3 B. IN VERBAND MET DE TROONSWISSELING DE COLLECTIEVE ARBEIDSVOOR- WAARDEN-REGELING EN DE HANDREIKING GEDRAGSCODE PROVINCIALE AMBTENAREN ALS VOLGT TE WIJZIGEN. In artikel D.1, derde lid, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies wordt het woord koningin vervangen door: Koning. In de Handreiking gedragscode provinciale ambtenaren wordt in de derde volzin van de tweede alinea Commissaris van de Koningin vervangen door: Commissaris van de Koning. I TOELICHTING Deze redactionele wijzigingen houden verband met de troonswisseling op 30 april 2013 waarbij Koningin Beatrix wordt opgevolgd door haar zoon Willem Alexander. C. IN VERBAND MET DE INSTELLING VAN DE ONDERZOEKSRAAD INTEGRITEIT OVERHEID DE REGELING PROCEDURE EN BESCHERMING BIJ MELDING VAN VERMOEDENS VAN EEN MISSTAND ALS VOLGT TE WIJZIGEN. De Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand wordt gewijzigd als volgt. A. Artikel 1, eerste lid, onderdeel c, komt als volgt te luiden. c. de OIO: de Onderzoeksraad Integriteit Overheid, ingesteld voor in ieder geval de sectoren rijk, defensie en politie; B. In de artikelen 5, eerste en derde lid, 7, eerste tot en met vierde lid, 8, eerste en tweede lid, 9, eerste en tweede lid, 10, eerste tot en met zesde lid, 11, eerste en tweede lid, en 12, eerste en tweede lid, wordt het woord commissie telkens vervangen door: OIO. C. Artikel 6 met opschrift komt als volgt te luiden: Artikel 6 De Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO) Er is een onderzoeksraad. Als zodanig treedt op de OIO. D. In het opschrift van de artikelen 7, 8 en 10 wordt de zinsnede commissie integriteit provincies telkens vervangen door: OIO. E. In het opschrift van artikel 11 wordt het woord commissie vervangen door: OIO.

5 4 WIJZIGING TOELICHTING A. Algemene toelichting, paragraaf De externe meldingsprocedure 1. Eerste alinea - In de eerste volzin wordt commissie integriteit vervangen door: onderzoeksraad. - In de tweede en derde volzin wordt commissie telkens vervangen door: onderzoeksraad. 2. Tweede alinea: commissie wordt telkens vervangen door: onderzoeksraad. 3. Derde alinea - In de eerste volzin wordt commissie vervangen door: onderzoeksraad. - In de tweede volzin wordt Commissie Integriteit Overheid vervangen door: Onderzoeksraad Integriteit Overheid (verder te noemen: OIO). B. Artikelsgewijze toelichting 1. In de toelichting op de artikelen 1, 5 en 6 tot en met 10 wordt C(c)ommissie integriteit provincies telkens vervangen door: OIO. 2. In de toelichting op de artikelen 5, 6 tot en met 10, 11 en 12 wordt commissie telkens vervangen door: OIO. TOELICHTING OP DE WIJZIGINGEN De wijzigingen zijn van zuiver redactionele aard. Zij houden verband met de opheffing van de Commissie Integriteit Overheid (CIO), waarbij ook de provincies voor de externe melding van vermoedens van een misstand waren aangesloten. De CIO is opgevolgd door de Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO). De provincies zijn nu aangesloten bij de OIO. De tekst van de Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand wordt hierop redactioneel aangepast. Gedeputeerde staten voornoemd, J. Tichelaar, voorzitter mevrouw mr. A.M. van Schreven, secretaris Uitgegeven 6 september 2013 jk/coll.