GREENEXPRESS INFORMATIE SIERTEELT. Energieweg MD IJsselstein B.V.

Transcriptie

1 INFORMATIE S ERVICES ES Primekey heeft zich gespecialiseerd in de ontwikkeling van automatiseringssystemen voor de transportbranche. In alle ontwikkelingen staat kwaliteit, efficiëntie en plezier in het gebruik voorop. Onze missie is niet alleen een tevreden gebruiker maar ook een enthousiaste gebruiker! Omdat wij er ons bewust van zijn dat de automatisering meer dan ooit centraal staat in het bedrijf, is er ons veel aan gelegen er voor te zorgen dat de continuïteit en betrouwbaarheid gewaarborgd is. Dit bereiken wij onder andere door zeer persoonlijke aandacht, kennis van de branche en gebruikmaking van de beste en meest betrouwbare tools. Pagina 1

2 ALGEMEEN: Het GreenExpress Sierteelt Transportadministratie Systeem is speciaal ontwikkeld voor transportbedrijven die geheel of gedeeltelijk actief zijn in het Sierteelt Transport. GreenExpress kan worden getypeerd als een zeer gebruiksvriendelijk, schaalbaar en open systeem, geschikt voor bijna alle vormen van transport en alle soorten transportbedrijven, van klein tot groot. De implementatietijd is buitengewoon kort, evenals de tijd die nodig is voor de opleiding van het personeel. Onze service en ondersteuning kunnen we met recht bovengemiddeld noemen en, niet onbelangrijk, de prijs valt ook nog alleszins mee... De openheid en flexibiliteit van het systeem garandeert enerzijds dat de reeds gedane investeringen, zoals bijvoorbeeld voor hardware of een financieel pakket, zoveel mogelijk beschermd blijven en anderzijds dat uw bedrijf steeds mee kan in de nieuwste ontwikkelingen binnen de transportwereld en de sierteelt keten in het bijzonder. Primekey is in 1999 met de ontwikkeling van GreenExpress gestart, als standaard software pakket voor de Collectief Vervoerder, die naast de sierteelt ook andere vormen van transport uitvoert. De wereld is sinds die tijd met grote snelheid veranderd en zo ook GreenExpress. Er vinden continue nieuwe ontwikkelingen plaats, die voor een belangrijk deel gedreven worden door onze enthousiaste gebruikers, waar we zeer nauw mee samenwerken. Op deze manier zijn we geworden tot de meest stabiele aanbieder en marktleider binnen de branche. Primekey is trots op de hoge tevredenheid van haar klanten. Dit is bereikt door een zeer flexibele opstelling, verstand van zaken en persoonlijke samenwerking. S ERVICES ES Op de hierna volgende pagina s vindt u een beknopt overzicht van de mogelijkheden en functies van het GreenExpress TMS, als volgt: Pag. 3. Stamgegevens 4. Verwerking Vervoersopdrachten 5. Rittenplanning 6. Saldi en Huur 7. Facturering 8. Management Informatie 9. Beschikbare Modules 11. Best of Breed - PRIMELOGIC Pagina 2

3 STAMGEGEVENS: In het GreenExpress systeem moeten, alvorens vervoersopdrachten verwerkt kunnen worden, eerst de stamgegevens worden ingevoerd. Dit zijn onder andere de klantgegevens, de vervoerseenheden met bijbehorende tariefsoorten, de tarieven, de wagens en de chauffeurs. Voor iedere klant kan een onbeperkt aantal laad en/of losadressen worden vastgelegd, die ieder weer kunnen worden voorzien van verschillende vervoerstarieven. Per adres kunnen voorrijkosten en/of afleverkosten worden gespecificeerd, welke door de facturering automatisch in rekening zullen worden gebracht. De tarieven kunnen op regio- of op klantniveau worden vastgelegd, dat wil zeggen dat als een klant geen eigen tarieven heeft, dan gebruikt het systeem automatisch de regiotarieven. Ieder tarief kan bestaan uit een onbeperkt aantal tariefstaffels. Voor de chauffeurs kunnen roosters worden onderhouden waarin de diensten, ATV, snipperdagen, vakanties, ziekteverzuim, etc. kunnen worden vastgelegd. Ook voor materieel kan een rooster worden onderhouden. Dit betreft dan de beschikbaarheid, onderhoud, locaties e.d. In de rittenplanning wordt automatisch rekening gehouden met de diverse roosters en beperkingen. S ERVICES ES Pagina 3

4 VERWERKING VERVOERSOPDRACHTEN: Bij het invoeren van vervoers of verkoopopdrachten zal het systeem steeds proberen om aan de hand van de stamgegevens een nieuwe opdracht alvast zover mogelijk te completeren. Hierdoor is meestal een minimum aan gebruikersinvoer vereist, zodat in korte tijd grote hoeveelheden opdrachten kunnen worden verwerkt. Vrijwel alle functionaliteit in het opdrachtscherm is bereikbaar via het toetsenbord, zodat het gebruik van de muis desgewenst grotendeels kan worden vermeden. Per vervoersopdracht kan een onbeperkt aantal opdrachtregels worden ingevoerd, waarbij het losadres per regel kan verschillen. Het tariferen en staffelen van de opdrachten gebeurt geheel automatisch, zodat de gebruiker zich niet bezig hoeft te houden met tarieven. Het is echter ook mogelijk om per opdrachtregel een afwijkend tarief in te geven. Het automatisch toegewezen opdrachtnummer is uniek binnen het gehele systeem en functioneert als dossiernummer. Alle gegevens over een opdracht, zoals planning, losgegevens en facturering zijn altijd via het opdrachtnummer op te vragen, ook historisch. S ERVICES ES Pagina 4

5 RITTENPLANNING: In het rittenplanning scherm kan op eenvoudige wijze iedere rit worden ingedeeld. De te plannen opdrachten kunnen vanuit verschillende gezichtspunten worden getoond, zoals op ophaal- of aflevertijd, ophaal- of afleverregio. Via één muisklik kunnen de gekozen opdrachten worden gepland. Voor de selectie van openstaande opdrachten kunnen zoekprofielen worden vastgelegd, zodat men steeds gemakkelijk de juiste opdrachten kan ophalen. Vanuit de planning kunnen opdrachten eenvoudig worden gesplitst of multidepot/crossdock worden gepland. Dit laatste kan zelfs automatisch als de bestemming van een rit éénduidig en bekend is. Eventuele fustbestellingen worden vanzelf meegepland. Als er gebruik wordt gemaakt van boordcomputers, dan kan men in de planning ook steeds de status van de rit en de opdrachten volgen. De volgorde van de geplande opdrachtregels (laadvolgorde) kan door de planner zelf worden bepaald door geplande regels hoger of lager in de laadlijst te plaatsen. Geplande regels kunnen ook eenvoudig van de ene rit naar de andere, of van de ene wagen naar de andere worden gesleept. S ERVICES ES Als de ritplanning klaar is kunnen de ritlijsten voor de chauffeurs naar de boordcomputers worden gestuurd of worden afgedrukt, eventueel voorzien van routekaarten. Pagina 5

6 SALDI EN HUUR: Met GreenExpress kan per klant per eenheid (bijv. stapelwagens) automatisch het bij de klant aanwezige saldo worden bijgehouden. Bij de facturatie kan de huur voor deze saldi automatisch worden doorbelast. Per klant kan worden vastgelegd of hij huur betaalt en zo ja, of dit een piekhuur per dag of per week betreft. Het karsaldo wordt real time bijgehouden en is dus altijd up to date. Er zijn geen speciale verwerkingen nodig om de saldi te berekenen. Als een vervoersopdracht wordt gewijzigd, dan wordt het saldo automatisch mee gewijzigd. Als een klant zelf karren huurt van de veiling, dan wordt dit saldo, alvorens de huur te bepalen, automatisch eerst van het totale saldo afgetrokken. Als een klant huurcontracten met de vervoerder heeft afgsloten, dan wordt het contractsaldo ook eerst van het aanwezige saldo afgetrokken en volgens het contract gefactureerd. Wat er dan nog aan saldo overblijft wordt tegen standaard huur afgerekend of tegen het bij de klant vastgelegde afwijkende huurtarief. Via de rapportage kan een uitdraai worden gemaakt van de aanwezige saldi bij één of meer klanten, met of zonder de mutaties die over een bepaalde periode hebben plaatsgevonden. Op het Saldo-mutatie rapport is per dag te zien wat, buiten de aantallen gebrachte en gehaalde karren, het beginsaldo, het pieksaldo, het tariefsaldo en het eindsaldo is. Per klant per vervoerseenheid kan worden vastgelegd of de huur automatisch moet worden verrekend en via welke veiling, of automatisch direct moet worden gefactureerd. S ERVICES ES Pagina 6

7 FACTURERING: De facturering verloopt geheel automatisch. De tarieven worden automatisch bepaald aan de hand van de regio of debiteurentariefstaffels, de btw-percentages worden bepaald aan de hand van het laad-, los en factuuradres. De layout van de factuur kan aan specifieke wensen worden aangepast. Alvorens men overgaat tot de definitieve facturering kan er eerst een controlelijst worden afgedrukt. Deze lijst is vooral makkelijk om te kijken of er ergens tarieven onbekend zijn, wat veroorzaakt kan worden door incomplete stam-gegevens of doordat er geen afwijkend tarief is ingegeven. Het aanmaken van factuurgegevens en het afdrukken van de controlelijst kan zo vaak als nodig worden herhaald. Als de controlelijst in orde is, kunnen de definitieve facturen worden afgedrukt of via verzonden. Alle transacties kunnen vervolgens eenvoudig worden doorgeboekt naar de financiele administratie. GreenExpress kent koppelingen met Exact, Afas en AccountView. Op verzoek en zo mogelijk kunnen koppelingen met andere pakketten worden verzorgd. Alle via de veilingen te verrekenen factuurgegevens kunnen automatisch per worden verzonden. Naar de klant kan een verrekenoverzicht of verrekenfactuur per of per post worden verzonden. S ERVICES ES Pagina 7

8 MANAGEMENT INFORMATIE: Alle opdrachten, planningsgegevens en factuurgegevens worden historisch bewaard. Via de management informatie kunnen deze gegevens worden verzameld en afgedrukt in diverse rapporten en/of grafieken. Per dag kan men rapporteren wat de opbrengsten zijn per wagen of per geplande rit. Per periode kan men via een uitgebreid selectiescherm rapporteren wat de opbrengsten zijn o.a. per klant, per vervoerseenheid, per klantengroep, per regio of per wagen. Alle rapporten kunnen via één muisklik naar Excel worden geëxporteerd. Voor bepaalde opties is het ook mogelijk een grafiek te tonen of af te drukken. S ERVICES ES Pagina 8

9 BESCHIKBARE MODULES: Het GreenExpress systeem is modulair opgebouwd. Dat wil zeggen dat de functionaliteit via los verkrijgbare modules verder uitgebreid kan worden. Het systeem kan dus meegroeien met activiteiten van het transportbedrijf. Ook eventuele voor de gebruiker specifiek gebouwde modules (maatwerk) kunnen op deze manier aan het standaardsysteem worden toegevoegd. Gezien de voortschrijdende ontwikkeling van GreenExpress, wordt het aantal beschikbare modules nog steeds uitgebreid. Enkele belangrijke modules zijn: Boordcomputers (GE1080): Via de koppeling met boordcomputers kunnen de Generatie 9 en de CarCube computers van Punch Telematix worden aangestuurd. De in de planning aangemaakte ritten worden elektronisch verstuurd en de diverse activiteiten onderweg worden automatisch geregistreerd. Zo wordt het heel eenvoudig de exacte status van een rit te volgen in het planningscherm. Tevens kan GreenExpress leren op welke GPS locaties de adressen zich bevinden, zodat deze met de opdrachten meegestuurd kunnen worden. Met behulp van de CarCube kan men dan direct naar de betreffende locatie navigeren. PlanMate Integratie(GE1980) Voor de veeleisende gebruiker bestaat er de mogelijkheid GreenExpress en PlanMate van Interlogic te integreren in een zeer uitgebreid operationeel en back office systeem. In deze combinatie krijgt men de beschikking over zaken als een grafisch planbord, plannen via de kaart, volgen van ritten, doorrekenen en herberekenen van ritten, signalering op uitlopen van ritten, uitgebreide planning van personeel en materieel, geofencing, etc., etc. Alles wat het leven van een planner makkelijker kan maken! S ERVICES ES Pagina 9 KISSit koppeling (GE1014): Via deze koppeling kan KISSit worden voorzien van alle benodigde vervoersinformatie. Tevens kunnen elektronische vervoersopdrachten die door kwekers of kopers automatisch worden ingelezen. Koppeling Financieel (GE1050): Deze module is ontwikkeld voor de automatische verwerking van factuurgegevens en stamgegevens naar een financieel systeem. Standaard worden alle versies van Exact, Afas en AccountView ondersteund. Eventuele andere koppelingen kunnen specifiek door ons worden ontwikkeld.

10 BESCHIKBARE MODULES (VERVOLG): Uitgebreide Tarifering (GE1939): Met behulp van deze module kunnen de beschikbare methodes voor tarifering worden uitgebreid. Aan de standaard staffeltarifering wordt o.a. toegevoegd: Combinatietarieven Tariefgroepen (als uitbreiding op regio- en klanttarieven) Vaste rittarieven (standaard al mogelijk per opdracht) Tariefcondities, waaronder minimum en maximum tarieven per rit CMR(GE1023) Een module om direct vanuit de vervoersopdrachten of de planning CMR s af te drukken. Caac-koppeling (GE1033): Met deze module kan men de benodigde ritgegevens met een minimum aan handmatige invoer elektronisch versturen naar Caac. RSLM koppeling (GE1015): Met behulp van deze koppeling kan het RSLM systeem van Today IT direct worden voorzien van alle gegevens betreffende saldomutaties bij klanten. Avalanche koppeling(ge1018): Via deze koppeling kan het zeer uitgebreide emballage management systeem Avalanche van Today IT worden voorzien van de benodigde stamgegevens, sado-informatie en emballage bewegingen. Indien van toepassing kan GreenExpress ook weer dienen als back office voor de facturatie en de financiële verwerking. S ERVICES ES ILOS koppeling(ge1017): Primair is deze koppeling met ILOS van Bisit bedoeld om de aan het dok gescande klok- en BB/MVA inkopen geautomatiseerd in GreenExpress te verwerken, te plannen en te factureren. Bijkomende toepassing is echter het scannen en verder verwerken van niet KOA gerelateerde bewegingen aan het dok. Voor dit doel is het mogelijk om vanuit GreenExpress transport begeleidingsbrieven af te drukken, voorzien van speciale barcodes. Pagina 10

11 BEST OF BREED: Eén van de belangrijkste ontwikkelingen van de laatste tijd is ons zogenaamde Best of Breed concept. Dankzij strategische allianties met toonaangevende bedrijven in de markt, zijn wij in staat geweest de diverse krachten te bundelen tot één uniek concept binnen de transportwereld. Het best of breed concept heeft alle facetten in zich om een zeer veeleisend transportbedrijf te voorzien van alle benodigde operationele en administratieve functionaliteit. De belangrijkste pijler onder dit concept is de gedachte dat het niet zinvol is te proberen het wiel opnieuw uit te vinden, als er al een topleverancier in de markt is, die kan bogen op een jarenlange ervaring, vele tevreden gebruikers en buitengewone kundigheid op zijn deelgebied. Het is dan veel zinvoller en effectiever de systemen en de kennis te bundelen en ervoor te zorgen dat u als klant één enkel aanspreekpunt heeft voor alle systemen. S ERVICES ES Dit wordt vormgegeven in PRIMELOGIC, primair een verregaand samenwerkingsverband tussen Primekey Development Services en Interlogic Software en afhankelijk van het in te richten project, samenwerkingen met partijen als Punch Telematix, LogicWay, TeamSoft, Business Objects (SAP), ScanSys, Today IT, Bisit, AccountView, Exact en Afas, TARQ. Pagina 11