Inhoud: A: BESTUUR en ORGANISATIE 2

Transcriptie

1 JeepCl ubneder l and

2 Inhoud: A: BESTUUR en ORGANISATIE 2 Bestuurssamenstelling 2 B: ACTIVITEITEN 2012/ C: LEDEN 5 D: DE WEBSITE 6 E: NIEUWSBRIEF 6 F: FINANCIËN 7 G: REALISATIE PLANNING 2012/ H: PLANNING 2013/ PROGRAMMA 2013/

3 Jaarverslag 2011/2012 vereniging Jeep Club Nederland Amersfoort, 4 oktober 2013 Aan de leden van de vereniging Jeep Club Nederland, Als bestuur van de vereniging bieden wij u hierbij met genoegen aan: het Jaarverslag 2012/2013. A: BESTUUR en ORGANISATIE Bestuurssamenstelling Het afgelopen jaar is de volgende bestuurswisseling aan de orde geweest: Olaf Siemens Olaf heeft zich vorig jaar tijdens de jaarvergadering verkiesbaar gesteld en is vervolgens door de aanwezigen gekozen tot bestuurslid ven JCN. Gekozen bestuursleden en in functie vanaf november 2012: Namen Functies/verantwoordelijkheden Frank Eijk Voorzitter Richard van Helvoort Secretaris/Penningmeester Ronald Ligteringen Algemeen bestuurslid Olaf Siemens Algemeen bestuurslid Vanwege het beindigen van de termijn van 3 jaar van Richard beiendigd Richard zijn bestuursfunctie. Richard stelt zich weer verkiesbaar voor een volgende termijn. Verkiesbaar per einde verenigingsjaar: Richard Helvoort Het afgelopen jaar hebben zich geen nieuwe kandidaten aangemeld.

4 Bestuur komend verenigingsjaar Na bovenstaande zal het bestuur als volgt zijn samengesteld: Namen Frank Eijk Ronald Ligteringen Olaf Siemens Indien herkozen: Richard van Helvoort Functies/verantwoordelijkheden Voorzitter Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Secretaris / Penningmeester Ondersteunende personen: De verenigingsactiviteiten zijn mogelijk gemaakt door een grote groep actieve leden: Kernteam Marshals Petra Wolthaus administratie evenementen inschrijvingen Sjef Broere webmaster Ronald Baas en Chantal Hos Club kleding Buiten deze bovenstaande lijst met groepen en individuen zijn er nog vele andere betrokkenen. De mensen/leden welke graag meehelpen met de organisatie en hand en span diensten, zoals het opzetten en afbreken van de tent, in en uitruimten van de aanhanger, het opruimen van het terrein na een academy etc. Ook hen die niet bij naam zijn genoemd, willen wij erg bedanken voor hun inzet en tijd die ze besteden aan jullie club. Namens de leden en het bestuur, allemaal hartelijk bedankt.

5 B: ACTIVITEITEN 2012/2013 Door de vereniging Jeep Club Nederland werd het afgelopen jaar een 10 tal activiteiten georganiseerd en werden in clubverband diverse andere Jeep en 4x4 evenementen bezocht; Jeep Tour dit jaar heeft iedereen weer kunnen genieten van de jeeptours. Wij hebben een tour verreden in Limburg, rond om de beekse bergen als onderdeel van de startersdag en in Twente. Jeep Techniekdag, Dit jaar waren wij genoodzaakt de Jeep Techniek dag te verschuiven naar het einde van dit jaar. Gast Event dit jaar hebben velen als groep mee kunnen rijden met de Jeepers Jamboree in Hesdin. Jeep Academy de aftrap voor dit jaar was in Landgraaf waarna wij verspreid over het jaar ook academy s gehad hebben in de Peel Trail, Heerde, Overloon en de Peeltrail. JCN Startersdag, Dit jaar voor het eerst op de locatie de Beekse Bergen. Deze locatie bleek zeer afwisselend met geschikt terrein. Dit evenemet kende ook een goede opkomst en leverde ook een aantal nieuwe leden op. Jeep Academy weekend wij zijn het afgelopen jaar naar Fursten Forrest (D), en naar Biltstain (B) geweest. Afgelopen jaar hebben wij met uitzondering van de technische dag vast kunnen houden aan de gepubliceerde data van ons programma De locatie hebben wij wel een keer moeten wijzigen zoals bjivoorbeeld de Groeve in limburg, hier bleken 2 agenda s te bestaan bij de beherende vereniging en bij de eigenaar waardoor wij er niet konden rijden. Onze excuses hiervoor.

6 C: LEDEN Ledenbestand In 2013 is ons ledenbestand is nagenoeg constant gebleven, per saldo hebben wij 1 Lid meer als vorig jaar in deze periode. Dit is het resultaat van het aantal uitschrijvingen van13 wanbetalers, deze zijn doorgehaald, aangezien door hen de financiële verplichtingen naar de vereniging niet werden nagekomen. Verder waren er 31 opzeggingen door leden. In verenigingsjaar hebben wij 45 nieuwe leden mogen inschrijven. Het huidige aantal JCN-leden bedraagt nu 301.

7 D: DE WEBSITE De website van de Jeep Club wordt sinds 3 augustus 2003 onderhouden en gesponsord door C & S. De web-hosting is ondergebracht bij onze sponsor Business Support & Guidance (BS&G). De site is ca maal bezocht en er zijn ca pagina weergaven geteld. Ca. 88% van de bezoekers kwamen dit jaar uit Nederland, terwijl de top van de overige landen word aangevoerd door Amerika met een aandeel van nu totaal 6% van de bezoeken. De resterene landen welke met aanzienlijk aantal bezoeken staan geregistreerd zijn o.a. Engeland, Duitsland, Frankrijk, Spanje etc. De resterende bezoekers, met ruim 1100 bezoeken, komen van 84 verschillende landen Bovenstaande resultaten zijn mede te danken aan de enorme inzet van onze webmaster - Sjef Broere. Sjef weder om bedankt namens de leden en het bestuur. Overzicht 1 jan dec 2012 E: NIEUWSBRIEF Sinds de start in oktober 2005 werden in totaal ca. 148 nieuwsbrieven verzonden, waarvan 9 in het afgelopen jaar. De nieuwsbrief zal in opzet informatie verstrekken betreffende: jaarprogramma, evenementen, activiteiten, sponsoren van JCN, nieuws en service.

8 F: FINANCIËN Het boekjaar werd afgesloten met een batig saldo ter grootte van ,--. Het eigen vermogen is derhalve gegroeid. De 10 evenementen van het afgelopen seizoen hebben in totaal 3.800,-- gekost. Dit negatieve bedrag heeft een aantal aanwijsbare oorzaken: Teruglopende bezoekersaantallen op de evenementen Door schaarste in terreinen, gaan de prijzen van de terreinen omhoog Schadeclaim van één van de bezochte terreinen omdat enkele leden zich niet aan de regels hebben gehouden. In de begroting zijn bijna alle posten gelijk aan het jaar ervoor, een uitschieter hierop zijn de secretariaatskosten, deze zijn 1.500,-- hoger begroot ivm de geplande aanschaf van nieuwe boekhoud software. Een andere opvallende post welke hoger uitvalt dan gebruikelijk is de kosten voor de evenementen., Het bestuur gaat er vanuit dat ook het komend seizoen er weer verlies gemaakt zal worden op de te organiseren evenementen. Opgemerkt dient te worden dat wij in het verslag de sponsoring in natura van diverse personen en bedrijven niet in geld hebben uitgedrukt. Een ieder die de Jeep Club sponsort op welke wijze dan ook, zijn wij zeer dankbaar! Voor een nadere vergelijking der opbrengsten en kosten verwijzen wij u naar het Financieel Jaarverslag 2012/2013 van onze vereniging welke in de jaarvergadering van 24 november wordt uitgereikt. Tijdens de Algemene Ledenvergadering zal het bestuur voorstellen de contributie voor 2013/2014 ongewijzigd te handhaven op 60,--

9 G: REALISATIE PLANNING 2012/ verder opzetten en versterken van evenementenorganisatie; 2. samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden 3. continueren Jeep Club kleding en onderzoek naar mogelijke verkoop en distributie Toelichting op de realisering van de doelstellingen 1. Het afgelopen jaar hebben wij met een hecht team critisch gekeken naar de goede en soms minder goede aspecten van onze evenementen enorganisatie. Dit team bestaad uit 9 leden en het bestuur. Met hen hebben zijn wij het afgelopen jaar 3 maal bij elkaar geweest om de achterliggende periode te evalueren en e.v.t. nieuwe verbeterbunten door te voeren. Deze samenwerking is zeer nuttig en hopen wij als zodanig voort te kunnen zetten. 2. De samewerking met Fiat is zeker gecontinueerd. Helaas is onze contactpersoon van Fiat daar niet meer werkzaam. Wij willen de samenwerking graag continueren met de nieuwe verantwoordelijke voor Jeep binnen de Fiat organisatie. 3. De Jeep Club kleding heeft inmiddels vorm gekregen er is zelfs een nieuwe kledinglijn geintroduceerd. Ronald en Chantal beheren de shop. Indien er gelegenheid is nemen zij deze mee naar evenementen. Het is inmiddels mogelijk om de kleding per mail bij hen aan te vragen en te bestellen, onlangs is er een samenwerking met Jeepstuff opgzet welke in de nieuwsbrief bekend is gemaakt. Deze zijn op onze nieuwspagina onder de button Shop op internet terug te vinden.

10 H: PLANNING 2013/2014 Doelstellingen 1. verder versterken van de organisatie; 2. samenwerking met Jeep uitbreiden 3. promotie Toelichting van de doelstellingen 1. verder versterken van de organisatie. Gedurende onze evenementen worden de deelnemers begeleid door het terrein. De interactie van deze groep onderling en met de Marshal wordt als zeer positief ervaren door de deelnemers. Tevens is het afgelopen jaar weer gebleken dat de vergunningsverlenende instanties deze werkwijze waarderen. En bleek eens te meer dat wanneer er geen begeleiding in groepen is maar alleen toezicht er toch problemen ontstaan. Wij willen deze vorm van de organisatie derhalve ook graag behouden. Om dit te realiseren hebben wij ondersteuning nodig van Marshals. Dit afgelopen jaar hebben wij tevens ondersteuning van de leden op de evenementen ondervonden die de diverse werkzaamheden van de Marshals die de hele dag al in de weer zijn ontlasten. Ook dit jaar geven wij de nodige aandacht aan de opleidingen van de marshals en helpers. Zo staat het de volgende cursusdag voor veiligheid al weer geplant op 16 maart aanstaande bij Interflame. 2. Samenwerking met Jeep uitbreiden Wij hebben contact opgenomen met Jeep om de continuering van onze samenwerking en de evenementen voor het komende jaar te bespreken. De afgelopen periode hebben wij prettig en vruchtbaar samengewerkt met Jeep. Wij verwachten deze samenwerking volgens afspaak met hen uit te breiden. Beide organisaties zijn hiertoe meer dan bereid. 3. Promoten van Jeep Club Nederland De afgelopen jaren hebben wij ervaren dat er minder Jeeps verkocht worden, er minder Jeep eigenaren ook terrein rijden met hun Jeep, de offroad terreinen schaarser worden, de regering het autorijden kostbaarder maakt middels het verhogen van accijncen, wegenbelasting etc. Om Jeep Club Nederland vitaal te houden moeten wij laten zien wie wij zijn en wat wij kunnen. Door onszelf te promoten weten de potetiele leden ons te vinden en zullen terreineigenaren en gemeenten eerder genegen zijn ons toe te staan een evenement te organiseren bij hen op het terrein of gemeente.

11 Uitvoering 2013/2014 De hierboven vermelde doelstellingen willen wij middels de volgende acties realiseren: Ad1. verder versterken van de organisatie; Het regelmatig overleg met de hechte kerngroep leverd positieve en negatieve punten op. Hieraan zal nu gewerkt worden wat een organisatie met een brede basis moet generen. De evenementen worden door meerdere personen ondersteund in de voorbereidingsfase. Voor de uitvoering moeten we meer leden/deelnemers betrekken voor de ondersteuning van het evenement welke ook zij bijwonen. Frequenter om ondersteuning vragen voorafgaand aan de evenementen ook aan leden die zich hebben aangemeld voor het betreffende evenement. Meer overleg met de ondersteunende leden en marshals. Ad2. samenwerking met Jeep Nederland uitbreiden De samenwerking met hen is goed wij hopen dit voor te zetten met de gewijzigde personeelsbezetting binnen de organisatie. Samenwerking en ondersteuning van ieders activiteiten met hen bespreken en uitbreiden. Ad3. Promotie In de afgelopen jaren hebben wij wel geinvesteerd in de promotie van Jeep Club Nederland. Dit was echter kleinschalig, deels gesponsord en zeer intiedenteel. Aankomend jaar willen wij dit uitreiden door meer beursen bezoeken, aanwezig te zijn op evenementen van derden, nieuw foldermateriaal uitbrengen en aandacht besteden aan het uiterlijk van een stand van JCN. Hiervoor zijn natuurlijk buiten de mogelijke sponsor inkomen ook financiele middelen voor nodig welke wij uiteraard hopen terug te verdienen in de aanwas van nieuwe JCN leden.

12 PROGRAMMA 2013/2014 Het programma voor het jaar 2013/2014 wordt in de jaarvergadering van 24 november uitgereikt. Het programma is onder voorbehoud. Wij zullen deze ook na de vergadering op de site publiceren. Mocht er na kennisneming van het Jaarverslag aanleiding zijn om vragen te stellen en/of op- en aanmerkingen te plaatsen dan kunnen deze via aan ons kenbaar worden gemaakt. Frank Eijk, voorzitter Namens het bestuur van Jeep Club Nederland